Начнем с определения лица, ответственного за организацию концертного тура, гастролей артиста.
Тур-менеджер – лицо, организующее концерты, гастроли, прочие выступления артистов в центральной части страны, регионах, за рубежом и ответственное за выполнение условий концертного договора между продюсером в месте проведения концерта и компанией, организующей концерты. Обычно продюсер не принимает непосредственного участия в организации гастролей группы, а имеет для этой цели в своей команде концертного директора, менеджера или вменяет это в обязанности директора группы. Лицо, ответственное за организацию тура или гастролей сам договаривается с концертными отделами на местах о приеме группы. Вместе с продюсером они разрабатывают наиболее рациональный график выступлений и размеры гонораров. Роль директора по организации гастролей группы огромна. Он участвует как в организации отдельных выступлений артиста, так и в формировании плотного гастрольного графика группы, ценовой политики и др. процессов связанных с концертной деятельностью.
Не стоит думать, что организация гастролей танцевального коллектива намного проще. Да некоторые организационные и финансовые статьи исчезнут – авторские права на воспроизведение записей, заключение договоров с рекорд-лейблом и все что связано с музыкальном материалом. Но все остальное останется. Поэтому это такой же трудоемкий процесс как и гастроли музыкального коллектива.
При составлении гастрольного графика группы профессиональный и опытный концертный директор учитывает не только количество приглашений, поступающих от концертных отделов на местах, но и стремится рационально организовать гастрольный тур. Это достигается заключением договоров на проведение концертов сразу на несколько рядом находящихся площадках, либо выступления в престижных залах или на тех площадках, где участвуют какие-либо спонсоры и т.д. Концертные выступления на таких условиях значительно сокращают расходы продюсера – на транспорт, рекламные принадлежности и поднимают рейтинг группы в глазах публики. На эффективность деятельности концертного директора влияют множество различных факторов. Основные из них — популярность группы и личность лица, организующего эту деятельность, его дипломатических способностей, амбициозности и т.д.
Расходы на организацию концерта концертным агентством включают в себя оплату работы главного менеджера по концертам, тур-менеджера, звукоинженера, техника, транспортные расходы, стоимость печатной продукции для промокампании, почтовые расходы, транспортные расходы в пределах Москвы и необходимые транспортные расходы во время гастролей, работа курьеров и помощников; прочие расходы.
Не менее эффективным вариантом делегирования полномочий по гастрольной деятельности является заключение договора с концертным агентством на предоставление соответствующих услуг.
Услуги концертного агентства обычно составляют 15% от суммы валового дохода за концерт.

Структура концертного агентства
Финансовые расходы по организации концерта складываются по следующей схеме: аренда концертного зала, площадки + транспортные расходы + питание + проживание.
Разработка рекламной кампании по объявлению концертов группы зависит от величины и специфики площадок, которые будут предоставлены для выступлений артиста. Если концерт проходит в ДК определенного района, то в данном случае эффективна реклама с помощью расклейки афиш.
Если концерт проходит в клубах – PR-кампания разрабатывается с учетом статуса клуба. Vip-клубы ориентированы на солидную аудиторию с достатком, поэтому здесь эффективна реклама на растяжках. Посетители vip-клуба обычно ездят в автомобилях и появляется хорошая возможность зацепить их такой рекламой. Молодежный клуб может объявить о предстоящем концерте с помощью распространения флаеров по учебным заведениям соответствующего города. Как правило, рекламная кампания проводится за месяц до концерта.
В зависимости от количества предложений, которые поступают группе, продюсер и менеджер по гастрольной деятельности регулируют ценовую политику (размер гонорара). Выгодным для продюсера являются концертные выступления на нескольких площадках, дислоцируемых в одной области. Имея множество предложений, продюсер может выбирать, что ему предпочтительнее по прибыльности и престижу.
В случае если выпускающий лейбл/продюсер группы решит произвести видеосъемку концерта (в основном это происходит при масштабном, сольном концерте в престижных концертных залах) с целью выпустить материал с концерта на видеокассетах (так происходит с танцевальным шоу, которое устраивает шоу-балет «ТОДЕС») или задействовать его в клипах, то стороны договариваются об этом заранее. Для этого уже должно быть подготовлено соответствующее оборудование, о чем излагается в условиях технического райдера.
В обязанности концертного директора группы входит также разработка графика гастрольной деятельности, порядка проведения концертов, райдера (бытового, технического и других необходимых для данного мероприятия), порядка передвижения, составление репертуара, пресс-релиза.
График гастрольной деятельности разрабатывается тур-менеджером и утверждается продюсером. Здесь определяется время, порядок выступлений, кол-во участников, расходы на которые планирует взять на себя принимающая сторона и другие условия. Все подробные условия, которые необходимы группе для проведения успешной концертной деятельности излагаются в райдерах.
При организации туров неплохо заручиться финансовой поддержкой спонсора. Это облегчит финансовые трудности в самом начале, а также позволит провести необходимую по масштабу рекламную кампанию. Естественно при поиске спонсора или инвестора необходимо использовать различные рычаги, хороший бизнес-план, перспективность проекта, а также личные предпочтения человека, который будет оказывать вам финансовую поддержку. Например, дочь крупного банкира с ума сходит от R&B танцев, вы включаете R&B в ваш поп-проект. Ведь не составит большого труда подобрать хореографа и профессиональных танцоров, к тому же это лишь разукрасит ваш проект. И ваш партнер по бизнесу будет щедр на инвестиции дела, которое ему по душе. Можно пойти и дальше. Допустим, дочь банкира с детства мечтает танцевать и выступать на сцене перед большой аудиторией, ваш проект как раз прекрасная тому возможность и сотрудничество с инвестором может оказаться очень выгодным. В любом случае всегда стоит продумывать различные варианты взаимодействия. То есть продюсер в процессе продвижения своего шоу-проекта всегда должен находить компромиссные (именно взаимовыгодные) варианты продвижения для успешного существования проекта. Это будет давать свои плоды в перспективе.